Die E-Rechnungspflicht kommt 2025!

Mit dem am 22. März 2024 beschlossenen Wachstumschancengesetz (WtcG) hat der Bundesrat einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Transparenz im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen unternommen.

Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für inländische B2B-Umsätze ab dem 1. Januar 2025 markiert den Beginn einer neuen Ära in der Geschäftswelt. Doch was bedeutet das konkret für Unternehmen in Deutschland, und wie kann der Übergang so reibungslos wie möglich gestaltet werden?

Ziele der neuen Regelung

Das primäre Ziel hinter dieser Initiative ist der Kampf gegen den Umsatzsteuerbetrug, um die Mehrwertsteuerlücke in Deutschland von ca. 22 Mio. (Stand 2020) weitestgehend zu schließen. Durch die lückenlose digitale Erfassung aller steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Umsätze erhofft sich der Gesetzgeber, Unregelmäßigkeiten effizienter identifizieren und bekämpfen zu können.

Kernpunkte der E-Rechnungspflicht

Die wichtigsten Aspekte der neuen E-Rechnungspflicht lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Starttermin:

• Ab dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen B2B-Umsätze elektronisch zu fakturieren, laut § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-neu.

Normkonformität:

• In Zukunft gilt eine Rechnung als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
• Jede E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 bzw. der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen.
• Gängige Formate wie ZUGFeRD 2.x und XRechnung sind selbstverständlich bereits konform.
• Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht den genannten Anforderungen entsprechen, werden als „sonstige Rechnungen“ betrachtet.

Pflicht für alle Unternehmen:

• Vom Startdatum an muss jedes B2B Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden, wobei es bis zum Ende 2028 Übergangsregelungen gibt.

Übergangsregelungen:

• Bis zum 31. Dezember 2026 ist das Versenden von Papierrechnungen noch gestattet, danach gelten stufenweise Einführungsfristen je nach Unternehmensgröße bis zum 1. Januar 2028, ab wann die Pflicht für alle gilt.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Empfehlung zur Umsetzung

Für Unternehmen bedeutet die Umstellung auf E-Rechnungen nicht nur eine technologische Herausforderung, sondern auch eine Chance zur Effizienzsteigerung. Prozesse können gestrafft, Kosten gesenkt und Fehlerquellen reduziert werden.

Systeme evaluieren und anpassen

Die IT-Infrastruktur und relevante Software-Anwendungen müssen E-Rechnungen nach Norm EN 16931 erstellen, versenden und empfangen können. Dazu ist Voraussetzung, dass Formate wie ZUGFeRD 2.X und XRechnung unterstützt werden – beispielsweise durch ein kompatibles CRM-System.

Prozesse optimieren 

Die Einführung von E-Rechnungen ist auch eine Chance, vorhandene Abläufe zu überdenken und nachhaltig zu digitalisieren. Ein nützliches Werkzeug für diesen Zweck ist zum Beispiel auch ein CRM-System. CRM-Systeme gehen über das Erstellen von digitalen Rechnungen hinaus und unterstützen die Organisation sämtlicher Unternehmensprozesse entlang der Wertschöpfungskette von der Leadgewinnung bis hin zur Rechnungsstellung.

Blick in die Zukunft

Die Ankündigung eines elektronischen Meldesystems für B2B-Umsätze in Deutschland, welches zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt werden soll, deutet darauf hin, dass die Digitalisierung im Bereich der Steuerverwaltung weiter voranschreiten wird. Unternehmen sollten diese Entwicklung kontinuierlich beobachten und sich auf eine Zukunft vorbereiten, in der der Informationsaustausch mit den Finanzbehörden nahtlos und in Echtzeit stattfindet.

Die Verpflichtung zur E-Rechnung ab 2025 ist somit mehr als nur eine weitere gesetzliche Vorschrift. Sie ist ein Meilenstein auf dem Weg in eine digitalisierte, transparente und effiziente Wirtschaft. Unternehmen, die diesen Schritt proaktiv angehen, werden nicht nur den gesetzlichen Anforderungen gerecht, sondern können auch signifikante interne Vorteile realisieren.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 ist ein wichtiger Schritt zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug und zur Schließung der Mehrwertsteuerlücke. Unternehmen sollten die Zeit nutzen, um ihre Systeme anzupassen und sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten. Die Digitalisierung des B2B-Rechnungswesens bietet Chancen zur Effizienzsteigerung und langfristigen Wettbewerbsfähigkeit im digitalen Zeitalter.

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